Ufficio Comunicazione Pubblica, Protocollo ed Archivio

• Comunicazione Pubblica:

  • Gestione della comunicazione istituzionale: cura la diffusione di informazioni ufficiali riguardanti l'attività dell'amministrazione comunale, come bandi, eventi, avvisi pubblici e iniziative istituzionali.
  • Relazioni con i media: coordina le comunicazioni con giornalisti e organi di stampa, redige comunicati stampa e risponde alle richieste di informazioni da parte dei media.
  • Comunicazione online e sui social media: gestisce i canali ufficiali di comunicazione online del comune (sito web, social media, newsletter), per mantenere i cittadini aggiornati sulle attività comunali.
  • Campagne di sensibilizzazione e informazione: promuove campagne su temi rilevanti per la comunità, come la tutela ambientale, la sicurezza, la salute pubblica e la partecipazione civica.
  • Piano di comunicazione: definisce strategie di comunicazione per garantire la massima trasparenza e il coinvolgimento della cittadinanza nelle attività dell'amministrazione.

• Protocollo:

  • Gestione del protocollo documentale: registra e classifica ogni documento in entrata e in uscita dall'amministrazione comunale, assegnando un numero di protocollo e una data di ricezione o invio.
  • Tracciabilità dei documenti: garantisce che ogni documento, sia cartaceo che digitale, venga trattato in modo da garantirne la tracciabilità, la sicurezza e la conservazione adeguata.
  • Smistamento e distribuzione: si occupa della distribuzione dei documenti agli uffici competenti e della gestione dei flussi informativi interni all’amministrazione.
  • Gestione della corrispondenza ufficiale: riceve e invia la corrispondenza istituzionale, mantenendo l’accuratezza e la puntualità delle comunicazioni.

• Archivio:

  • Gestione dell’archivio storico e corrente: si occupa della conservazione dei documenti ufficiali prodotti dall'amministrazione, suddividendo l'archivio in documenti correnti (ancora in uso) e documenti storici (da conservare permanentemente).
  • Catalogazione e classificazione: archivia i documenti in modo sistematico e conforme alle normative in materia di conservazione dei documenti pubblici, assicurando la facile consultazione e accesso agli archivi.
  • Conservazione digitale e cartacea: oltre alla gestione dell’archivio fisico, l'ufficio si occupa anche della digitalizzazione dei documenti per garantirne una conservazione sicura e l’accesso remoto, in linea con le normative sulla digitalizzazione degli atti pubblici.
  • Gestione dei fascicoli e dei registri: cura la creazione e la gestione dei fascicoli per ogni procedimento amministrativo, monitorando le scadenze e l’aggiornamento dei documenti correlati.
  • Smaltimento dei documenti: gestisce lo smaltimento o la distruzione dei documenti obsoleti o scaduti, nel rispetto delle normative vigenti sulla conservazione dei documenti pubblici.

• Gestione delle richieste di accesso agli atti:

  • Accesso agli atti amministrativi: gestisce le richieste di accesso agli atti da parte dei cittadini, nel rispetto delle normative sulla trasparenza e il diritto all’informazione pubblica.
  • Preparazione e rilascio di documenti: si occupa di preparare e fornire i documenti richiesti, garantendo che siano correttamente archiviati e che il processo di rilascio avvenga nel rispetto dei tempi stabiliti dalla legge.

• Supporto agli altri uffici:

  • Supporto nella gestione documentale: fornisce assistenza agli altri uffici del comune per la gestione corretta dei documenti, la corretta archiviazione e il rispetto delle normative di protocollo e archiviazione.
  • Formazione interna: organizza sessioni di formazione e aggiornamento per il personale del comune sulle procedure di gestione dei documenti, l’utilizzo dei sistemi informatici per la gestione del protocollo e degli archivi.

Il Lunedì dalle 8.30 alle 10.30

Il Martedì dalle 8.30 alle 10.30 e nel pomeriggio dalle16.00 alle 18.00

Il Mercoledì dalle 10.45 alle 12.45

Il Giovedì solo su appuntamento

Il Venerdì dalle 10.45 alle 12.45